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Ciao sono Andrea Barbieri, il mio studio migliora la comunicazione delle aziende. Con la progettazione di siti web, localizzazione sito web, Web Marketing, Social Media Manager, Copywriting e traduzioni professionali.

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Come scrivere una lettera formale inglese ad un’azienda

Non sai come ci si rivolge ad un’azienda quando si scrivere un lettera formale inglese ? Allora questa guida fa al caso tuo. La globalizzazione ha totalmente cambiato il mondo del lavoro e della comunicazione. E questo ha modificato anche la comunicazione tra le aziende nello sviluppo della lettera formale in inglese ad indirizzo commericale. Come scrivere una lettera in inglese diventa una priorità fondamentale se l’azienda ha intenzioni di affermarsi fuori dall’Italia. In questa guida viene spiegata gli elementi base per scrivere un mail formale inglese efficace. Sono presentate tutte le strutture linguistiche e i vocaboli utili per scrivere lettera in inglese commerciale o un’ email formale in inglese.

Questo tutorial consente di capire come scrivere un’email in inglese o una lettera commerciale inglese. Nell’articolo ti consiglio un dizionario che contiene nella sua appendice molti formati di lettere inglese formale ad indirizzo commerciali in inglese. Che puoi usarli come modello per comunicare con i tuoi clienti. Allora, come si scrive una lettera in inglese ? Non ti resta che leggere l’articolo ed usare il frasario inglese commerciale che trovi nella guida.. Buona lettura.

Come scrivere lettera formale inglese, con l’email

scrivere email in inglese
Scrivere email in inglese è importante per mantenere un buona comunicazione con il mondo di lingua anglofona.
lettere in inglese

Hai bisogno di scrivere una lettera formale in inglese per la tua azienda?Non conosci le formule su come si scrive una lettera commerciale in inglese ?Allora questa guida fa al caso tuo. Alla fine dell’articolo trovi un modulo informazioni che ti consente di approfondire gratis queste ed altre strutture della lingua parlata e non. Andiamo a scoprire come creare una e mail in inglese efficace.

Scrivere un mail in inglese formale ad un’azienda è molto importante nella comunicazione digitale. Sempre più spesso le care vecchie lettere commerciali in inglese sono state sostituite da questo novo modo di comunicare. Questo accade soprattutto nella lettera di presentazione aziendale in inglese. Ma perché usare le email ?

Le email permettono una comunicazione immediata tra le aziende. E questo ha ridotto di molto i tempi di consegna del messaggio da una parte all’altra del mondo. Le motivazioni per scrivere questo tipo di presentazione professionale in inglese possono essere molteplici. Non solo professionali ma anche di studio.

Magari hai intenzione di far fare l’Erasmus hai tuoi figli. Oppure hai bisogno d’intestare una lettera formale in inglese per il tuo lavoro o per scrivere una lettera in inglese ad un amico. Hai bisogno di una lettera di presentazione in inglese di auto candidatura. Oppure cerchi lavoro come cameriere e cerchi un tutorial per la lettera di presentazione in inglese per cameriere. Se continui a leggere troverai strutture molto utili per migliorare la tua comunicazione aziendale e non solo.

La guida offre frasi commerciali in inglese che ti aiuteranno ad intestare una lettera commerciale in inglese. La scrittura di questa lettera elettronica in inglese non si discosta troppo dalla stesura di una email formale inglese commerciale in italiano. Ci saranno solo piccole differenze dettate dalla diversa cultura anglosassone. Non preoccuparti sono delle difficoltà superabili.

Ti consiglio fin da subito di avere piccole nozioni su come scrivere una lettera inglese formale in italiano. Questo per capire la struttura lettera inglese è molto simile all’italiano per poi giungere alla traduzione italiano inglese corretta. Qual’ è il tono consigliabile per questo documento ?

Ti consiglio di scrivere delle email che mettono a proprio agio l’interlocutore. Non facendolo avrai scarse possibilità che esso ti risponda. Quello che adesso ti manca è come strutturare l’email.

Lettera formale inglese: consigli prima d’inziare

Nello scrivere una lettera formale inglese sono opportune ulteriori accorgimenti e inserisco altri consigli per scrivere delle email in inglese efficaci:

  • le lettere maiuscole vanno usate solo all’inizio della frase,
  • non usare le virgole in modo arbitrario oppure fuori dal contesto. Infatti, la lingua inglese e’ molto meno articolata dalla lingua italiana. Il miglior modo per usare le virgole e’ sviluppare frasi corte e coincise,
  • se hai bisogno di usare delle citazioni, inserisci la punteggiatura della frase all’interno delle virgolette e non al di fuori. Questo e’ un errore molto comune, prendi in considerazione questo esempio per non commettere l’errore: (es: “Ever tried. Ever failed. No matter. Try Again. Fail again. Fail better.”) ,
  • lascia perdere i giri di parole arriva subito al succo della lettera formale in inglese. Infatti, il lettore che legge questo tipo di lettera legge velocemente. E sicuramente non ha solo da leggere la tua email inglese.

Adesso ti mostro dei consigli utili per scrivere una lettera formale inglese:

  • e’ importante scrivere delle frasi complete, soggetto, verbo e complemento oggetto. Infatti, stai sviluppando un documento formale ed ogni componente della frase deve essere presente a nella giusta posizione grammaticale,
  • sono sconsigliate le contrazioni devi verbi e le abbreviazioni di parole o espressioni. Queste possono essere usate soltanto con testi informali,
  • e’ consigliabile usare le congiunzioni e le parole di transizione invece delle virgole. E’ più’ importate scrivere un discorso comprensibile fin da subito usando le congiunzioni. Invece, di frasi molto meno articolate sviluppate con le virgole. Usa soprattuto la congiunzione because. Questa congiunzione porta immediatamente il lettore sulla frase seguente.
  • la struttura della lettera formale inglese e’ suddivisa in paragrafi. Dividere il testo in blocchi aiuta a rendere la lettura più agevole,
  • i blocchi vanno inseriti secondo lo schema ad F. Questo significa che i contenuti piu importanti dovranno essere inseriti prima degli altri. Secondo l’andamento della lettera F,
  • non dimenticare d’inserire la corretta punteggiatura alla fine di ogni frase. Evita assolutamente di usare il punto esclamativo. Usa soltanto punti normali oppure interrogativi,
  • concludi il testo con formule prestabilite e formali (che trovi nel proseguo dell’articolo). Questo ti permetterà di non sbagliare e avere la sicurezza di usare il tono informale anche nel saluto finale.

Come scrivere email in inglese: intestazioni lettere in inglese

Per capire come scrivere una mail in inglese non è necessario solo conoscere le varie formule linguistiche. E’ molto importante conoscere la struttura dell’email.Una lettera o email è composta sempre da 4 elementi. Questi elementi rappresentano l’intestazione lettera in inglese che devono essere seguite per ottenere lettere formali inglese efficaci:

  • Oggetto,
  • Introduzione,
  • Corpo,
  • Conclusione.

Oggetto (Subject)

Per scrivere una lettera in inglese formale l’oggetto della mail deve essere comprensibile, coinciso e formale. La persona che la legge deve essere in grado di comprendere da subito quale sia il contenuto primario della email. Questop e’ un passaggio importante nell’impostazione lettera in inglese formale.

Introduzione (Introduction)

La prima cosa da fare nello scrivere una lettera formale in inglese è presentarsi. La presentazione di un azienda in inglese deve essere il più breve possibile; e rappresenta lo scopo della nostra email. Si può iniziare ad esempio con “My name is….” seguito dal nome completo. Quale tempo è consigliabile ?

Da ricordare, che di solito non si usa il presente semplice ma il present continuos. Inserisco alcune espressioni utili per l’introduzione:

  • I am writing in reply to your e-mail regarding your…… : Scrivo in risposta a una vostra e-mail in merito.
  • Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 10.30 am on Monday, 8 March: Dopo la nostra conversazione, sono lieto di confermare il nostro appuntamento alle 9.30 del mattino di lunedì 8 Marzo. I am contacting you to……: Mi metto in contatto con voi per…..
  • We should like to remind you that: Le ricordiamo che….
  • I should like to apply for the job of: Vorrei fare domanda per la posizione di…
  • I reply to your advertisement for… : In risposta al suo annuncio riguardo…..

Corpo della lettera (Body)

E’ consigliabile usare frasi brevi suddivise in più paragrafi con una lunghezze di 5 righe. Tieni a mente, che una email non deve rappresentare la tua biografia ma e’ una mail inglese di presentazione di un azienda. E’ sempre meglio rendere facile la vita del lettore. Se la lettera è troppo lunga e tediosa si tende ad abbandonarla e cestinarla. Ma che vocabolario usare ? Semplice o ricercato ?

Il vocabolario deve essere il più semplice possibile. Quando si scrive in un’altra lingua è consigliabile usare strutture linguistiche e vocaboli che si conoscono da tempo. Per evitare di commettere gravi errori non usare usare acronimi oppure abbreviazioni, almeno che non si scriva un’inglese molto formale. Adesso una rassegna di strutture linguistiche molto utili.

Ti indico alcune formule che ti possono aiutare:

  • Sorry to hear about…. : Mi dispiace sapere che….
  • We are able to confirm that: Le confermiamo che…..
  • Please, could you…. ? : Potrebbe, per favore…. ?
  • Can I have…. ? : Potrei ?

Conclusione (“Conclusion)

Come concludere una lettera in inglese ? Ecco alcune espressioni utili per concludere un email o lettera formale in inglese:

  • Thanks for your attention: Grazie per la vostra attenzione.
  • Thank for your help: Grazie per il suo saluto
  • Please let me kmow if you have any questions or concerns: Per favore fatemi sapere se avete domande o dubbi.
  • I look forward to hearing from you: Aspetto un vostra risposta.

Saluti e chiusura lettera inglese

Ecco i saluti formali in inglese da usare in chiusura:

  • Regards: Saluti
  • Best regards o Kind regards: Cordialmente
  • Cheers: letteralmente “salute” ma è da evitare in una lettera formale. Viene usato in lettere informali quando ci si conosce da diverso tempo o siamo amici da tempo.

Analizziamo singolarmente i singoli passaggi per scrivere una lettera formale o email in inglese.

Primo passaggio: saluti lettera inglese

Qualsiasi email deve iniziare necessariamente con un saluto. Come per esempio “Dear Andrew”. Naturalmente il tipo di saluto sarà diverso a seconda del livello di conoscenza della persona a cui è rivolto. Ma come ci si rivolge al sesso femminile ?

Se ti rivolgi ad una persona di sesso femminile il saluto formale inglese sarà “Dear Mrs Brown”.Se il tuo livello di conoscenza con la persona con cui interloquisci è confidenziale un’altra forma indicata di saluto è “Hi Beth”. E come ci si comporta quando c’è necessità di scrivere una mail in inglese ad una persona o un gruppo ? La soluzione nel prossimo paragrafo.

Se hai necessità di scrivere mail in inglese ad una persona o un gruppo particolare si può usare questo tipo di costruzione “To Whom it may concern”. Passiamo direttamente al secondo passaggio.

Secondo passaggio: ringrazia sempre il destinatario

La lettera di ringraziamenti in inglese è molto importante. Infatti la lettera di ringraziamento in inglese, potrebbe anche portare alla conclusione di contratti. Un potenziale cliente ti ha spedito una email perché è interessato a conoscere di cosa si occupa la tua azienda. Questa è un email molto importante da scrive con cura. la chiusura del contratto è molto vicina. Ma cosa si deve fare in questo caso ? Quali sono le strutture linguistiche da usare ?

Scrivi al tuo potenziale cliente una email con una frase di ringraziamento. Se la persona ti ha chiesto di cosa si occupi la tua attività puoi scrivere:

  • Thank you for contacting (nome dell’attività professionale).

In attesa della risposta è necessario prepararsi con altre strutture linguistiche.

Quando riceverai la risposta alla tua email usa queste due espressioni:

  • Thank you for you prompt reply .
  • Thanks for getting back to me 

Queste due strutture hanno uno scopo ben preciso.

Ogni tipo di espressione usata per il ringraziamento ha l’obbiettivo di mettere a proprio agio il tuo interlocutore. Per di più, ti renderà una persona molto educata. Andiamo speditamente al terzo passaggio.

Terzo passaggio: dichiara sempre il tuo scopo

Le email di inizio collaborazione con un azienda e’ importante dichiarare il tuo intento. Si possono usare varie strutture fra cui:

  • I am writing in reference to……
  • I am writing to enquire about……

In questo modo s’instaura una relazione per sviluppare l’argomento della conversazione. Nelle lettere/email commerciali è essenziale prestare molta attenzione alla grammatica, spelling e punteggiatura. Siamo arrivati al traguardo della struttura dell’email. Ti manca il prossimo paragrafo.

Quarto passaggio: note di chiusura

Usa sempre delle frasi di chiusura di cortesia per scrivere una come si inizia una lettera in inglese. Prima di concludere la tua email è sempre bene ringraziare ancora una volta chi leggerà l’email:

  • Thank you for your consideration
  • Thank you

Evitare di usare espressioni come:

  • Best wishes

Lettere commerciali inglese: ultimi consigli

Hai le strutture basi per scrivere una email in inglese . Ma sei davvero pronto a scriverla oppure hai bisogno di un piccolo ripasso e qualche nozione in più ?Ho preparato questo schema proprio per questa occasione:

  1. Nell’oggetto dell’email fai capire fin da subito il contenuto del messaggio. Infatti, dopo aver letto l’oggetto, il destinatario deve capire immediatamente di cosa si sta parlando. Forse una candidatura di lavoro, una richiesta di informazioni, un reclamo o altro?
  2. Usare “Dear Sir / Dear Madam” se non conosci il nome del destinatario. Quando parli a qualcuno per la prima volta usa una delle espressioni sopra menzionate. Sono formule di cortesia (formule d’apertura) da usare all’inizio della email. Consente di iniziare fin da subito con il tono giusto. Invece, se il destinatario è una tua conoscenza si possono usare le semplici espressioni “Dear Mr / Dear Mrs Ruth”.
  3. Evitare le contrazioni. È meglio scrivere do not e no don’t. Lo stesso si può dire per le abbreviazioni. Ma esiste un’eccezione alla regola. Nel business si usa molto l’abbreviazione “ASAP” che sta per “as soon as possible” (il più presto possibile) anche se non è la massima forma di formalità.
  4. Non dilungarti troppo nell’introduzione. Ogni qualvolta che si conosce una persona nuova c’è sempre la tentazione ad andare oltre alle spiegazioni necessarie. Questo accade soprattutto quando la nuova persona è qualcuno d’importante. Oppure una persona da cui ci aspettiamo qualcosa. Comunque tu la vedi, una semplice e breve frase è più che sufficiente per dire chi se, di cosa ti occupi e perché stai scrivendo. Per l’introduzione sei questa semplice regola: Chi sei ?Di cosa ti occupi ?Perché gli stai scrivendo ?
  5. Scrivi frasi e paragrafi brevi. Immagina che ti arrivi una email chilometrica. La leggeresti o la cestineresti. Sicuramente la cestineresti. A nessuno piace vedere una muraglia di frasi che alla fine sono inconcludenti. Perché sono degli elementi non necessari per far funzionare l’email. E’ meglio andare subito al punto. Chi leggerà l’email sarà molto impegnato e non vuole sprecare il suo tempo per una email autobiografica. Se la lettere formali in inglese o email è lunga più di 3 paragrafi ci sono elementi da tagliare.
  6. Ringrazia il destinatario per aver speso il suo tempo per te. Questo non significa che è necessario scusarsi. Incominciare una conversazione con un’espressione di questo tipo “Sorry to bother you” trasmette al lettore un tono negativo e rammaricato. Un leale “Thank you for taking the time to read this letter” è un modo cordiale e positivo per iniziare la comunicazione.
  7. Concludi in modo conveniente. Usa “Yours sincerely” se hai iniziato l’email con “Dear Mr / Dear Ms” e “Yours faithfully” se hai iniziato con “Dear Sir / Dear Madam”. Le ultime due espressioni sono usate per amici e conoscenti.

Frasi inglese commerciale

Abbiamo visto come si scrivere un’email commerciale in inglese. Ma ci manca un ultimo passaggio. Se hai un’azienda sicuramente sei interessato a presentare un’offerta commerciale in inglese nel modo corretto. L’email commerciale in inglese oltre ad essere sintetica deve arrivare dritto al punto in poche righe. Inoltre, le strutture linguistiche possono essere differenti rispetto ad una lettera commerciale in inglese. Adesso vediamo come iniziare e portare avanti una iniziare una lettera in inglese commerciale.

Ecco le strutture presenti nell’email commerciale inglese:

  • Currency: valuta, moneta,
  • Transaction: transazione commerciale,
  • Direct debit: Una transazione finanziaria in cui e’ possibile pagare direttamente dal tuo conto bancario,
  • Loss: Una somma di denaro persa da un’azienda o organizzazione,
  • Gross: Without tax or otherSenza tasse o altri contributi dedotti,
  • Turn down (verbo frasale): non accettare un’offerta o una richiesta,
  • Invoice: si riferisce a una fattura dettagliata che mostra un elenco di prodotti venduti o servizi forniti.

Adesso passiamo ad un’altra tipologia di frasi commerciali.

Frasi inglese commerciali utili ad informare

Ecco altre frasi utili nelle lettere di inglese per la tua comunicazione aziendale:

Please be aware that… (Si prega di essere consapevole del fatto che…):

  • Ti scrivo per farti sapere che …,
  • Vorrei informarvi di un recente ….

Offrire assistenza:

  • We would be happy to… : Saremo felici di … ,
  • If we can be of assistance, please don’t hesitate to ask: Se possiamo esserti di aiuto, non esitare a chiedere.

Sollecitare un pagamento:

  • Our records show that… : I nostri registri mostrano che …,
  • Your payment is past due… : Il pagamento è scaduto …,
  • Please send your payment as soon as possible: Si prega di inviare il pagamento il più presto possibile.

Adesso analizziamo altre espressioni della lettera di inglese commerciale prendendo in considerazione sia la forma formale che quella informale.

Inormale: I want to talk to you about the project (Voglio parlarti del ptogetto).

Formale: I would like to discuss the project with you (Vorrei discutere con te del progetto).

Informale: I’ll get in touch soon (Mi mettero’ presto in contatto).

Formale: I will contact you shortly (Ti contattero’ a breve)

Informale: You need to send in your application by June 30 (Devi inviare la tua candidatura entro il 30 giugno).

Formale: It is necessary to submit your application by June 30 (È necessario presentare la domanda entro il 30 giugno)

Informale: I promise to fix the problem right away (Prometto di risolvere immediatamente il problema).

Formale: I assure you that I will resolve the issue as soon as possible (Ti assicuro che risolverò il problema il prima possibile).

Informale: Don’t forget to pay us by Friday (Non dimenticare di pagarci entro venerdì).

Formale: We would like to remind you that payment is due by Friday (Vorremmo ricordarti che il pagamento è dovuto entro venerdì).

Questa frasi in inglese commerciale ti saranno di grande aiuto nello sviluppare un’email inglese commerciale e portare in primo piano il tuo messaggio comunicativo evitando giri di parole inutili.

Lettera di ringraziamenti in inglese

Può essere molto utile anche nella pratica commerciale essere in grado di scrivere delle lettere di ringraziamenti in inglese. D’altronde essere cortesi e’ il primo passaggio per farsi ascoltare o ricevere. Inserisco una serie di frasi che saranno utili per una future lettere in inglese formali.

Ecco alcuni esempi di lettere in inglese di ringraziamento da scaricare senza registrazione:

Ecco qui delle frasi utili per la lettera di ringraziamento in inglese:

Come scrivere indirizzo nella mail formal inglese

Questo paragrafo è utile perr capire come fare una lettera in inglese o come si inizia una mail in inglese. Ti indicherò il modo di scrivere l’indirizzo in inglese a seconda del paese anglofono. Ho suddiviso il modo di compilare gli indirizzi a seconda del paese.

Formato indirizzo Americano

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città ed abbreviazione dello stato
  5. codice postale.
usa bandiera

Esempio

Mr J.R SmithSmool & Smool Corp.270 Silverback DriveCalifornia Springs CA 92926

 

Formato indirizzo britannico ed irlandese

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia.
  6. codice postale
union jack

Esempio

Mr. Andrew WilliamsWilliam’s Red Pub8 Crossfield RoadSelly OakBirminghamWest MidlandsB29 1WQ

 

Formato indirizzo canadese

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia
  6. codice postale

Esempio

Tomas Wallace CEOBlue Steel Corp.211 Mountain RiseAntogonish NS B2G 5T8

 

Formato indirizzo australiano: prima variante

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia
  6. codice postale
australia-bandiera

Esempio 1

Mrs Sara BrownRed Pub678 King StreetWest EndWellington 0680

 

Formato indirizzo australiano: seconda variante

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. distretto
  5. città
  6. codice postale
australia-bandiera

Esempio 2

Mrs. Sally TaylorBig Menu Corp.344 King StreetWest EndWellington 0680 .

 

Rileggi sempre la lettera in inglese commerciale per verificare la grammatica, lo spelling e la punteggiatura. Quando sei certo che tutto è corretto premi invio. Complimenti hai creato la tua prima email in inglese. Non è stato cosi difficile come credevi.

Anche tu scrivi ogni giorno email in inglese ?

Se tutti i giorni scrivi email inglese formale questa è la sezione adatta per discutere su questo argomento. E arricchire l’articolo con nuove strutture linguistiche

Lascia un commento. E fammi sapere se hai delle domande su questo argomento. Il dizionaro che ti ho proposto in questo articolo puo’ darti un ulteriore mano nella scrittura di email in inglese commerciale.

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About Andrea Barbieri

Andrea Barbieri e’ il titolare dello studio BTF Traduzioni SEO Sviluppo Web. Si occupa di traduzioni professionali, progettazione siti web WordPress, Joomla, Drupal, HTML/CSS, E-commerce, Localizzazione siti web, posizionamento sui motori di ricerca, programmazione per piattaforme web e per microcontrollori. Inoltre si occupa nella progettazione e sviluppo di landing page ed ottimizzazione di testi per landing page e siti web con l’uso del Copywriting. Effettua anche consulenza SEO in Italia e all’estero. Per parlare direttamente con lui clicca sulla casella delle email sotto questa biografia.











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