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Ciao sono Andrea Barbieri e con il mio studio miglioro la comunicazione delle aziende nel mondo. Attraverso la progettazione di siti web, localizzazione sito web, Web Marketing, Copywriting e traduzioni professionali dei loro prodotti o servizi. Non siamo una agenzia web o un’agenzia di traduzione ma uno studio che ha come punto di riferimento il cliente e le sue idee. Da sviluppare insieme per centrare nel minor tempo possibile gli obbiettivi aziendali.

Come scrivere una lettera formale in inglese ad un’azienda

Non sai come ci si rivolge ad un’azienda quando si scrive una lettera in inglese ? Allora questa guida fa al caso tuo. La globalizzazione ha totalmente cambiato il mondo del lavoro e della comunicazione. E questo ha modificato anche la comunicazione tra le aziende. Le lettere commerciali sono sparite per dare spazio alle email. In questa guida base di danno gli elementi per scrivere un email in inglese efficace. Viene spiegata la struttura dell’email e le strutture linguistiche per creare una buona comunicazione con i clienti. Sono strutture linguistiche e vocaboli utili in inglese per la presentazione di un’azienda attraverso la classica lettera commerciale oppure tramite email. 

Come scrivere lettera formale in inglese, con l’email

scrivere email in inglese
Scrivere email in inglese è importante per mantenere un buona comunicazione con il mondo di lingua anglofona.

Hai bisogno di scrivere una lettera formale in inglese per la tua azienda?Non conosci le le formule per scrivere una lettera formale in inglese ?Allora questa guida fa al caso tuo. Alla fine dell’articolo trovi un modulo informazioni che ti consente di approfondire gratis queste ed altre strutture della lingua parlata e non. Andiamo a scoprire come creare una email inglese efficace.

Scrivere un mail formale in inglese ad un’azienda è molto importante nella comunicazione digitale. Sempre più spesso le care vecchie lettere commerciali in inglese sono state sostituite da questo novo modo di comunicare. Questo accade soprattutto nella comunicazione professionale. Ma perché usare le email ?

Le email permettono una comunicazione immediata tra le aziende. E questo ha ridotto di molto i tempi di consegna del messaggio da una parte all’altra del mondo. Le motivazioni per scrivere questo tipo di email possono essere molteplici. Non solo professionali ma anche di studio.

Magari hai intenzione di far fare l’Erasmus hai tuoi figli. Oppure hai bisogno di formule per scrivere una lettera formale in inglese. Hai bisogno di una lettera di presentazione in inglese di auto candidatura. Oppure cerchi lavoro come cameriere e cerchi un tutorial per la lettera di presentazione in inglese per cameriere. Se continui a leggere troverai strutture molto utili per migliorare la tua comunicazione aziendale e non solo.

La guida offre strutture linguistiche che ti aiuteranno a capire come si scrive in inglese un email commerciale. La scrittura di questa lettera elettronica in inglese non si discosta troppo dalla stesura di una email commerciale in italiano. Ci saranno solo piccole differenze dettate dalla diversa cultura anglosassone. Non preoccuparti sono delle difficoltà superabili.

Ti consiglio fin da subito di avere piccole nozioni su come scrivere una lettera formale in italiano. Questo per capire la struttura di questa lettera che è molto simile all’italiano per poi giungere alla traduzione italiano inglese corretta. Qual’ è il tono consigliabile per questo documento ?

Ti consiglio di scrivere delle email che mettono a proprio agio l’interlocutore. Non facendolo avrai scarse possibilità che esso ti risponda. Quello che adesso ti manca è come strutturare l’email.

traduzioni professionali

 

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Come scrivere email in inglese: sviluppa la struttura

Per scrivere un email efficace non è necessario solo conoscere le varie formule linguistiche. E’ molto importante conoscere la struttura dell’email.Una lettera o email è composta sempre da 4 elementi:

  • Oggetto,
  • Introduzione,
  • Corpo,
  • Conclusione.

Oggetto (Subject)

L’oggetto della mail deve essere comprensibile, coinciso e formale. La persona che la legge deve essere in grado di comprendere da subito quale sia il contenuto primario della email.

Introduzione (Introduction)

La prima cosa da fare nello scrivere una lettera formale in inglese è presentarsi. Per spiegare nella maniera più breve possibile lo scopo della nostra email.Si può iniziare ad esempio con “My name is….” seguito dal nome completo. Quale tempo è consigliabile ?

Da ricordare, che di solito non si usa il presente semplice ma il present continuos.
Inserisco alcune espressioni utili per l’introduzione:

  • I am writing in reply to your e-mail regarding your…… : Scrivo in risposta a una vostra e-mail in merito.
  • Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 10.30 am on Monday, 8 March: Dopo la nostra conversazione, sono lieto di confermare il nostro appuntamento alle 9.30 del mattino di lunedì 8 Marzo. I am contacting you to……: Mi metto in contatto con voi per…..
  • We should like to remind you that: Le ricordiamo che….
  • I should like to apply for the job of: Vorrei fare domanda per la posizione di…
  • I reply to your advertisement for… : In risposta al suo annuncio riguardo…..

Corpo della lettera (Body)

E’ consigliabile usare frasi brevi suddivise in più paragrafi con una lunghezze di 5 righe. Tieni a mente, che una email non deve rappresentare la tua biografia. E’ sempre meglio rendere facile la vita del lettore. Se la lettera è troppo lunga e tediosa si tende ad abbandonarla e cestinarla. Ma che vocabolario usare ? Semplice o ricercato ?

Il vocabolario deve essere il più semplice possibile. Quando si scrive in un’altra lingua è consigliabile usare strutture linguistiche e vocaboli che si conoscono da tempo. Per evitare di commettere gravi errori non usare usare acronimi oppure abbreviazioni, almeno che non si scriva un inglese molto formale. Adesso una rassegna di strutture linguistiche molto utili.

Ti indico alcune formule che ti possono aiutare:

  • Sorry to hear about…. : Mi dispiace sapere che….
  • We are able to confirm that: Le confermiamo che…..
  • Please, could you…. ? : Potrebbe, per favore…. ?
  • Can I have…. ? : Potrei ?

Conclusione (“Conclusion)

La conclusione di una lettera formale in inglese è molto importante.Ecco alcune espressioni utili per concludere un email o lettera formale in inglese:

  • Thanks for your attention: Grazie per la vostra attenzione.
  • Thank for your help: Grazie per il suo saluto
  • Please let me kmow if you have any questions or concerns: Per favore fatemi sapere se avete domande o dubbi.
  • I look forward to hearing from you: Aspetto un vostra risposta.

Saluti di chiusura

Ecco i saluti da usare in chiusura:

  • Regards: Saluti
  • Best regards o Kind regards: Cordialmente
  • Cheers: letteralmente “salute” ma è da evitare in una lettera formale. Viene usato in lettere informali quando ci si conosce da diverso tempo o siamo amici da tempo.

Analizziamo singolarmente i singoli passaggi per scrivere una lettera formale o email in inglese.

Primo passaggio: si inizia con un saluto

Qualsiasi email deve iniziare necessariamente con un saluto. Come per esempio “Dear Andrew”. Naturalmente il tipo di saluto sarà diverso a seconda del livello di conoscenza della persona a cui è rivolto. Ma come ci si rivolge al sesso femminile ?

Se ti rivolgi ad una persona di sesso femminile il saluto sarà “Dear Mrs Brown”.Se il tuo livello di conoscenza con la persona con cui interloquisci è confidenziale un’altra forma indicata di saluto è “Hi Beth”. E come ci si comporta quando c’è necessità di scrivere ad una persona o un gruppo ? La soluzione nel prossimo paragrafo.

Se hai necessità di scrivere ad una persona o un gruppo particolare si può usare questo tipo di costruzione “To Whom it may concern”. Passiamo direttamente al secondo passaggio.

Secondo passaggio: ringrazia sempre il destinatario

Di solito potrebbe chiudersi un contratto. Un potenziale cliente ti ha spedito una email perché è interessato a conoscere di cosa si occupa la tua azienda. Questa è un email molto importante da scrive con cura. la chiusura del contratto è molto vicina. Ma cosa si deve fare in questo caso ? Quali sono le strutture linguistiche da usare ?

Scrivi al tuo potenziale cliente una email con una frase di ringraziamento. Se la persona ti ha chiesto di cosa si occupi la tua attività puoi scrivere:

  • Thank you for contacting (nome dell’attività professionale).

In attesa della risposta è necessario prepararsi con altre strutture linguistiche.

Quando riceverai la risposta alla tua email usa queste due espressioni:

  • Thank you for you prompt reply .
  • Thanks for getting back to me 

Queste due strutture hanno uno scopo ben preciso.

Ogni tipo di espressione usata per il ringraziamento ha l’obbiettivo di mettere a proprio agio il tuo interlocutore. Per di più, ti renderà una persona molto educata. Andiamo speditamente al terzo passaggio.

Terzo passaggio: dichiara sempre il tuo scopo

Le email di inizio collaborazione con un azienda e’ importante dichiarare il tuo intento. Si possono usare varie strutture fra cui:

  • I am writing in reference to……
  • I am writing to enquire about……

In questo modo s’instaura una relazione per sviluppare l’argomento della conversazione. Nelle lettere/email commerciali è essenziale prestare molta attenzione alla grammatica, spelling e punteggiatura. Siamo arrivati al traguardo della struttura dell’email. Ti manca il prossimo paragrafo.

Quarto passaggio: note di chiusura

Usa sempre delle frasi di chiusura di cortesia. Prima di concludere la tua email è sempre bene ringraziare ancora una volta chi leggerà l’email:

  • Thank you for your consideration
  • Thank you

Evitare di usare espressioni come:

  • Best wishes
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Ultimi consigli

Hai le strutture basi per scrivere una email in inglese . Ma sei davvero pronto a scriverla oppure hai bisogno di un piccolo ripasso e qualche nozione in più ?Ho preparato questo schema proprio per questa occasione:

  1. Nell’oggetto dell’email fai capire fin da subito il contenuto del messaggio. Infatti, dopo aver letto l’oggetto, il destinatario deve capire immediatamente di cosa si sta parlando. Forse una candidatura di lavoro, una richiesta di informazioni, un reclamo o altro?
  2. Usare “Dear Sir / Dear Madam” se non conosci il nome del destinatario. Quando parli a qualcuno per la prima volta usa una delle espressioni sopra menzionate. Sono formule di cortesia (formule d’apertura) da usare all’inizio della email. Consente di iniziare fin da subito con il tono giusto. Invece, se il destinatario è una tua conoscenza si possono usare le semplici espressioni “Dear Mr / Dear Mrs Ruth”.
  3. Evitare le contrazioni. È meglio scrivere do not e no don’t. Lo stesso si può dire per le abbreviazioni. Ma esiste un’eccezione alla regola. Nel business si usa molto l’abbreviazione “ASAP” che sta per “as soon as possible” (il più presto possibile) anche se non è la massima forma di formalità.
  4. Non dilungarti troppo nell’introduzione. Ogni qualvolta che si conosce una persona nuova c’è sempre la tentazione ad andare oltre alle spiegazioni necessarie. Questo accade soprattutto quando la nuova persona è qualcuno d’importante. Oppure una persona da cui ci aspettiamo qualcosa. Comunque tu la vedi, una semplice e breve frase è più che sufficiente per dire chi se, di cosa ti occupi e perché stai scrivendo. Per l’introduzione sei questa semplice regola: Chi sei ?Di cosa ti occupi ?Perché gli stai scrivendo ?
  5. Scrivi frasi e paragrafi brevi. Immagina che ti arrivi una email chilometrica. La leggeresti o la cestineresti. Sicuramente la cestineresti. A nessuno piace vedere una muraglia di frasi che alla fine sono inconcludenti. Perché sono degli elementi non necessari per far funzionare l’email. E’ meglio andare subito al punto. Chi leggerà l’email sarà molto impegnato e non vuole sprecare il suo tempo per una email autobiografica. Se la lettera o email è lunga più di 3 paragrafi ci sono elementi da tagliare.
  6. Ringrazia il destinatario per aver speso il suo tempo per te. Questo non significa che è necessario scusarsi. Incominciare una conversazione con un’espressione di questo tipo “Sorry to bother you” trasmette al lettore un tono negativo e rammaricato. Un leale “Thank you for taking the time to read this letter” è un modo cordiale e positivo per iniziare la comunicazione.
  7. Concludi in modo conveniente. Usa “Yours sincerely” se hai iniziato l’email con “Dear Mr / Dear Ms” e “Yours faithfully” se hai iniziato con “Dear Sir / Dear Madam”. Le ultime due espressioni sono usate per amici e conoscenti.

Come scrivere indirizzo in inglese

Questo paragrafo è utile sia per le lettere formali o le email formali. Ti indicherò il modo di scrivere l’indirizzo in inglese a seconda del paese anglofono. Ho suddiviso il modo di compilare gli indirizzi a seconda del paese.

Formato indirizzo Americano

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città ed abbreviazione dello stato
  5. codice postale.

 

usa bandiera

Esempio

Mr J.R SmithSmool & Smool Corp.270 Silverback DriveCalifornia Springs CA 92926

 

 

Formato indirizzo britannico ed irlandese

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia.
  6. codice postale

 

union jack

Esempio

Mr. Andrew WilliamsWilliam’s Red Pub8 Crossfield RoadSelly OakBirminghamWest MidlandsB29 1WQ

 

 

Formato indirizzo canadese

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia
  6. codice postale

 

Esempio

Tomas Wallace CEOBlue Steel Corp.211 Mountain RiseAntogonish NS B2G 5T8

 

 

Formato indirizzo australiano: prima variante

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. città
  5. codice della provincia
  6. codice postale

 

australia-bandiera

Esempio 1

Mrs Sara BrownRed Pub678 King StreetWest EndWellington 0680

 

 

Formato indirizzo australiano: seconda variante

  1. nome del destinatario
  2. nome dell’azienda
  3. numero civico, via
  4. distretto
  5. città
  6. codice postale

 

australia-bandiera

Esempio 2

Mrs. Sally TaylorBig Menu Corp.344 King StreetWest EndWellington 0680 .

 

 

Rileggi sempre la tue email per verificare la grammatica, lo spelling e la punteggiatura. Quando sei certo che tutto è corretto premi invio. Complimenti hai creato la tua prima email in inglese. Non è stato cosi difficile come credevi.

Anche tu scrivi ogni giorno email in inglese ?

Se tutti i giorni scrivi email in inglese questa è la sezione adatta per discutere su questo argomento. E arricchire l’articolo con nuove strutture linguistiche

Lasciaun commento, per favore. E fammi sapere se hai delle domande suquesto argomento.

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About Andrea Barbieri

Andrea Barbieri e’ il titolare dello studio BTF Traduzioni SEO Sviluppo Web. Si occupa di traduzioni professionali, progettazione siti web WordPress, Joomla, Drupal, HTML/CSS, E-commerce, Localizzazione siti web, posizionamento sui motori di ricerca, programmazione per piattaforme web e per microcontrollori. Inoltre si occupa nella progettazione e sviluppo di landing page ed ottimizzazione di testi per landing page e siti web con l’uso del Copywriting. Effettua anche consulenza SEO in Italia e all’estero. Per parlare direttamente con lui clicca sulla casella delle email sotto questa biografia.











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