Routine quotidiana: 3 modi per migliorare la produttività

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La routine quotidiana per migliorare la produttivita con il metodo ive lee

La routine quotidiana svolge un ruolo fondamentale nel determinare la nostra produttività. Se desideri migliorare la tua efficienza e ottenere più risultati durante la giornata, ecco tre modi per farlo.

1. Metodo Ivy Lee: Il metodo Ivy Lee è una strategia semplice ma efficace per organizzare la tua routine quotidiana. Ogni sera, prima di andare a dormire, scrivi una lista delle sei attività più importanti da completare il giorno successivo. Ordina queste attività in base alla loro importanza e concentrazione. Il giorno seguente, dedica tutto il tuo impegno a completare queste sei attività prima di passare ad altro. Questo metodo ti aiuterà a focalizzarti sulle priorità e ad evitare distrazioni superflue.

2. Matrice di Eisenhower: La matrice di Eisenhower è uno strumento utile per gestire le tue attività in base alla loro importanza e urgenza. Crea una tabella con quattro quadranti: “Urgente ed Importante”, “Importante ma Non Urgente”, “Urgente ma Non Importante” e “Non Urgente né Importante”. Assegna ogni attività alla casella corrispondente in base alle sue caratteristiche. Concentrati sulle attività che rientrano nella casella “Urgente ed Importante” per massimizzare la tua produttività.

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3. Matrice Valore-Sforzo: Questa matrice ti aiuta a valutare le tue attività in base al loro valore aggiunto e allo sforzo richiesto per completarle. Crea una tabella con due assi: “Valore Aggiunto” e “Sforzo Richiesto”. Assegna ogni attività alla casella corrispondente in base alla sua valutazione. Concentrati sulle attività che offrono un alto valore aggiunto con uno sforzo relativamente basso. Questo ti aiuterà a massimizzare la tua produttività concentrandoti sulle attività più significative.

Implementando questi tre metodi nella tua routine quotidiana, potrai migliorare la tua produttività e ottenere risultati significativi. Ricorda di adattare questi strumenti alle tue esigenze personali e di fare regolarmente una revisione della tua routine per mantenere l’efficienza nel lungo termine.

Nel mondo dei sistemi di produttività, i metodi grandi e completi sono spesso quelli che ricevono maggiore attenzione. Penso che, poiché il lavoro che stiamo cercando di gestire è grande e importante, anche il metodo che utilizziamo debba essere complesso ed esaustivo. Al contrario, il metodo Ivy Lee non potrebbe essere più semplice e diretto.

La verità è che a volte i sistemi più semplici sono spesso i migliori per una routine quotidiana efficace per i lavoro o lo studio. Soprattutto se siamo tipi che hanno difficoltà ad attenersi a un metodo o a essere organizzati in generale. Minori sono gli sforzi richiesti per seguire e mantenere un sistema di produttività, maggiori sono le probabilità di utilizzarlo per più di un giorno o due.

Il metodo Ivy Lee, che prende il nome dal suo creatore, Ivy Ledbetter Lee, ci mostra il potere dei sistemi semplici per migliorare la propria routine giornaliera. Lee ha insegnato il metodo ai manager di Charles Schwab in circa quindici minuti e ha avuto un impatto così profondo sulla produttività che in seguito è stato ricompensato profumatamente dal magnate dell’acciaio.

Nel 1918, Charles M. Schwab era uno degli uomini più ricchi del mondo.

Schwab era il presidente della Bethlehem Steel Corporation, il più grande costruttore navale e il secondo produttore di acciaio in America all’epoca. Il famoso inventore Thomas Edison una volta si riferì a Schwab come al “maestro della truffa”. Era alla costante ricerca di un vantaggio sulla concorrenza.

Un giorno del 1918, nel tentativo di routine di migliorre quotidiana del suo team e di scoprire modi migliori per portare a termine le cose, Schwab organizzò un incontro con un consulente di produttività molto stimato di nome Ivy Lee.

Lee era un uomo d’affari di successo ed è ampiamente ricordato come un pioniere nel campo delle relazioni pubbliche. Come si racconta, Schwab portò Lee nel suo ufficio e gli disse: “Mostrami un modo per ottenere più cose”.

“Mi dia 15 minuti con ciascuno dei suoi dirigenti”, rispose Lee.

“Quanto mi costerà?”, chiese Schwab.

“Niente”, rispose Lee. “A meno che non funzioni. Dopo tre mesi, potrà inviarmi un assegno per la somma che riterrà utile”.

Il metodo Ivy Lee per la routine Giornaliera

Durante i suoi 15 minuti con ogni dirigente, Ivy Lee ha spiegato la sua semplice routine quotidiana per raggiungere il massimo della produttività:

  • Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivete le sei cose più importanti che dovete realizzare domani. Non scrivete più di sei compiti.
  • Date la priorità a queste sei cose in base alla loro reale importanza.
  • Quando arrivate domani, concentratevi solo sul primo compito. Lavorate fino a quando il primo compito è terminato prima di passare al secondo.
  • Affrontate il resto dell’elenco nello stesso modo. Alla fine della giornata, spostate le voci non concluse in un nuovo elenco di sei compiti per il giorno successivo.
  • Ripetete questo processo ogni giorno lavorativo.

La strategia sembrava semplice, ma Schwab e il suo team esecutivo di Bethlehem Steel la provarono. Dopo tre mesi, Schwab era così soddisfatto dei progressi compiuti dalla sua azienda che chiamò Lee nel suo ufficio e gli staccò un assegno di 25.000 dollari.

Un assegno da 25.000 dollari emesso nel 1918 equivale a un assegno da 400.000 dollari nel 2015.

Il metodo Ivy Lee per dare priorità alla lista delle cose da fare sembra stupidamente semplice. Come può una cosa così semplice migliorare davvero la routine giornaliera per la produttivita’ ?

Cosa lo rende così efficace?

Routine giornaliera: consociamo il Metodo Ivy Lee

Assegnatevi non più di sei compiti importanti al giorno, elencandoli dal più importante al meno importante, e poi lavorate e completate ciascuno di essi in quest’ordine. Non iniziate il compito successivo prima di aver completato quello precedente.

Alla fine di ogni giornata lavorativa, fate un elenco dei vostri compiti per il giorno successivo. Spostate i compiti non completati in cima all’elenco dei sei compiti di domani e ripetete l’operazione ogni giorno.

Questa e’ la routine quotidiana per migliorare la produtitvita con il Metodo Ivy Lee utilizzando il e, con l’aiuto di alcune semplici istruzioni e immagini, vedrai quanto è facile metterlo in pratica nella tua vita. Come ho già detto, questo metodo è estremamente semplice ed efficace e consiste in sole quattro regole di base:

Regola 1

Fai un elenco dei vostri sei compiti più importanti, in ordine dal più importante al meno importante, per il giorno successivo.

Trova un momento adatto nella tua giornata per farlo, perché la pianificazione è un elemento cruciale per aumentare la produttività. La fine della giornata lavorativa o la sera sono spesso il momento ideale per iniziare.

Regola 2

Non iniziate mai il compito successivo prima di aver completato quello precedente.

La costanza aiuta a concentrarsi su un’unica cosa e rafforza la concentrazione e la disciplina.

Regola 3

Sposta i compiti incompiuti al giorno successivo, mantenendo la priorità impostata. La loro priorità sarà sempre superiore a quella dei compiti del nuovo elenco.

Ricordate che devi comunque limitartii a sei compiti in totale, anche quando riportate i compiti del giorno precedente.

Regola 4

Ripetere questo processo ogni giorno.

Usa il Metodo Ivy Lee velocemente per la routine quotidiana

Come ho gia detto, in soli 15 minuti, Ivy Lee ha fornito a ogni dirigente una guida passo dopo passo che li avrebbe aiutati a fare di più nella stessa quantità di tempo che avevano sempre avuto.

Il processo è ingannevolmente semplice e inizia con niente di più nella loro routine giornaliera che un pezzo di carta o un biglietto da visita.

Fase 1: creare un elenco selettivo

Inizia elencando sei dei compiti più importanti da svolgere il giorno successivo o entro la fine della giornata. L’ideale sarebbe farlo la sera prima. uoi scegliere meno di sei compiti, ma non di più.

Fase 2: ordinare l’elenco

Ora numera i compiti in ordine di importanza. “Il compito 1 è il più importante e il compito 6 è il meno importante.

Dormite bene. Questo non fa parte del Metodo Ivy Lee, ma è essenziale per potersi concentrare il giorno dopo, e parte del Metodo Ivy Lee consiste nel concentrarsi su un compito alla volta.

Fase 3: Procedere con l’elenco in ordine

Iniziate la routine giornaliera di lavoro con la prima voce dell’elenco. Lavora su di essa fino a quando non l’avrai completamente terminata. Non saltare a un altro compito dell’elenco e cerca di ridurre al minimo le distrazioni. Sarò il primo ad ammettere che questa strategia di definizione delle priorità inizia a somigliare un po’ di più a una strategia di gestione del tempo, perché ti dà il come e non solo l’ordine.

Passo 4: barrare il lavoro completato

Segna ogni voce come completata una volta che l’hai terminata. Se state usando carta e penna, questo può significare cancellarlo. Se si utilizza un elenco, si può barrare la voce.. Ogni volta che lo fai, riceverai una piccola scarica di dopamina. Alla fine assocerai il completamento di un compito a una sensazione fantastica.

Fase 5: ripetere

Alla fine della routine quotidiana, trasferisci i compiti incompiuti nell’elenco delle cose da fare del giorno successivo e aggiungi eventuali compiti per il giorno dopo. Ancora una volta, non superare i sei compiti.

Segui questo metodo per una o due settimane per capire quante attività riuscite a portare a termine in media al giorno. Regola il tuo elenco di conseguenza. Altre strategie di prioritizzazione spesso consigliano solo tre compiti. La verità è che solo tu puoi sapere cosa è “fattibile” per voi.

Gestire bene le priorità per la routine quotidiana

Il metodo di produttività per la routine quotidiana di Ivy Lee utilizza molti dei concetti di cui ho scritto in precedenza.

Ecco cosa lo rende così efficace:

È abbastanza semplice da funzionare davvero. La critica principale a metodi come questo è che sono troppo elementari. Non tengono conto di tutte le complessità e le sfumature della vita. Cosa succede se si presenta un’emergenza? Che ne è dell’utilizzo della tecnologia più recente per trarne il massimo vantaggio? Secondo la mia esperienza, la complessità è spesso un punto debole, perché rende più difficile tornare in carreggiata. Sì, si presenteranno emergenze e distrazioni inaspettate. Ignorale il più possibile, affrontatale quando è necessario e torna al più presto alla tua lista di cose da fare. Usa regole semplici per guidare un comportamento complesso per una routine quotidiana efficace.

Ti costringe a prendere decisioni difficili. Non credo ci sia nulla di magico nel numero di sei compiti importanti al giorno indicato da Lee. Potrebbero anche essere cinque compiti al giorno. Tuttavia, credo che ci sia qualcosa di magico nell’imporsi dei limiti. Trovo che la cosa migliore da fare quando si hanno troppe idee (o quando si è sopraffatti da tutto ciò che si deve fare) sia sfrondare le idee e tagliare tutto ciò che non è assolutamente necessario. I vincoli possono migliorarti la rooutine giornaliera. Il metodo di Lee è simile alla Regola del 25-5 di Warren Buffett, che richiede di concentrarsi su soli 5 compiti critici e di ignorare tutto il resto. In pratica, se non ti impegni in nulla, sarai distratti da tutto.

Elimina l’attrito dell’inizio. L’ostacolo più grande per portare a termine la maggior parte dei compiti in una routine giornaliera è iniziare. (Alzarsi dal divano può essere difficile, ma una volta che si inizia a correre è molto più facile finire l’allenamento). Il metodo di Lee ti obbliga a decidere il primo compito la sera prima di andare al lavoro. Questa strategia è stata incredibilmente utile per me: come scrittore, posso perdere tre o quattro ore a discutere su cosa scrivere in un determinato giorno. Se invece decido la sera prima, posso svegliarmi e iniziare a scrivere immediatamente la mia routine quotidiana del giorno dopo. È semplice, ma funziona. All’inizio, iniziare è importante quanto avere successo.

Richiede di essere single-task. La società moderna ama il multi-tasking. Il mito del multi-tasking è che essere occupati è sinonimo di essere migliori. È vero l’esatto contrario. Avere meno priorità porta a un lavoro migliore. Studiate gli esperti di livello mondiale in quasi tutti i campi – atleti, artisti, scienziati, insegnanti, amministratori delegati – e scoprirete che una caratteristica li accomuna tutti: la concentrazione. Il motivo è semplice. Non si può essere grandi in un compito se si divide costantemente il proprio tempo in dieci modi diversi durante l routine quotidiana. La strategia richiede concentrazione e costanza.

Il nocciolo della questione? Fai ogni giorno la cosa più importante per prima. È l’unico trucco di produttività di cui hai bisogno.

Come dare priorità ai sei compiti durante la routine giornaliera

Solo perché il metodo Ivy Lee è semplice, non significa che non ci siano delle sfumature. Se finisci per riempire i sei compiti con cose banali, potrai essere molto produttivi, ma le cose a cui dedicherai il tuo tempo durante la routine quotidiana non saranno significative.

Prendiamo quindi in considerazione alcuni dei più comuni sistemi di definizione delle priorità che potresti utilizzare durante la routine giornaliera per rendere il tuo elenco il più efficace possibile.

Il metodo Eisenhower per la routine quotidiana

La matrice di Eisenhower prevede che le attività della routine giornaliera vengano collocate in uno dei quattro quadranti in base alla loro urgenza e importanza. Se utilizzato in combinazione con il metodo Ivy Lee, ti consiglio di cercare di aggiungere solo le voci dei quadranti 1, 2 e 3. La maggior parte delle voci appartiene al quadrante 2.

matrice Eisenhower
metodo ivy lee matrice eisenhower

Il motivo è che la maggior parte dei compiti della lista deve essere importante ma non urgente. Se ti ritrovi con più di una o due voci che sono sia urgenti che importanti, è probabile che abbiate qualche problema di pianificazione. Se gran parte della tua giornata è dedicata a spegnere gli incendi, è bene capire perché ci sono così tanti incendi.

Matrice valore vs. sforzo

Un altro sistema che si può utilizzare è la matrice valore vs. sforzo. Queste due dimensioni formano una griglia di quattro quadranti in cui la maggior parte delle attività deve rientrare nei primi due quadranti. Si tratta di attività ad alto valore che saranno facili da svolgere o richiederanno uno sforzo significativo.

Matrice valore vs sforzo
Metodo Ivy Lee Matrice Valore Sforzo

È molto simile alla matrice di Eisenhower, con la principale differenza delle dimensioni utilizzate per pensare alle proprie attività.

La regola 1-3-5 La regola 1-3-5 è un sistema che chiede di organizzare il lavoro inserendo nella lista delle cose da fare un compito grande, tre compiti di media grandezza e cinque compiti piccoli. L’idea principale di questo approccio è quella di includere quotidianamente compiti di tutte le dimensioni. Sia le attività che richiedono uno sforzo significativo, sia quelle più semplici e veloci.

Apporteremo una piccola modifica per far sì che si adatti ai requisiti del metodo Ivy Lee, che prevede non più di sei voci. Chiameremo la nostra versione “regola dell’1-2-3”. Ogni giorno dovreste lavorare su un compito grande, 2 compiti medi e 3 compiti piccoli.

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Vantaggi e svantaggi

Il metodo Ivy Lee presenta numerosi vantaggi che, a distanza di 100 anni, sono ancora perfettamente applicabili.

In primo luogo, è molto facile da mettere in pratica, e questo è il motivo principale per cui questo metodo funziona così bene. Non c’è bisogno di leggere libri o di acquistare attrezzature: questo metodo è così semplice che si prende rapidamente l’abitudine di usarlo.

In secondo luogo, questo metodo vi dà disciplina e vi costringe a prendere decisioni (scegliere 6 compiti da scrivere sulla lista) e a rispettarle.

Il fatto di scegliere solo 6 compiti ti permette di concentrarti su ciò che è veramente essenziale per l’avanzamento del vostro progetto, evitando di perdere tempo in elenchi estremamente lunghi.

A volte è difficile iniziare. È necessario preparare l’elenco la sera prima, in modo da potersi tuffare nel lavoro la mattina dopo.

Il metodo funziona come un effetto domino: non appena si fa il primo passo e si porta a termine il primo compito, il successivo seguirà automaticamente.

Inoltre, con il metodo Ivy Lee si è costretti a concentrarsi su un compito alla volta. È un dato di fatto che il multitasking danneggia la produttività e il quoziente intellettivo. Si è molto più produttivi quando si concentrano tutte le energie su un unico compito, piuttosto che cercare di destreggiarsi tra più cose.

Routine quotidiana: Conclusione

Nonostante la sua semplicità, il metodo Ivy Lee ha dimostrato di essere un metodo solido ed efficace permigliorare la produttivita della routine giornaliera per innumerevoli persone. Se siete persone che in genere hanno difficoltà ad attenersi ai metodi di produttività o a procrastinare, questo è un ottimo metodo da provare.

Prende il collaudato elenco delle cose da fare e aggiunge alcune regole che gli danno una struttura sufficiente per andare avanti senza una curva di apprendimento ripida o processi complicati.

Il metodo Ivy Lee funziona bene da 100 anni. Oltre a questo metodo, ricordate che per essere produttivi dovete:

  • Iniziare la giornata con il compito più importante;
  • Evitare il multitasking e concentrarsi solo su un compito alla volta;
  • Costringersi ad avere una routine disciplinata; seguire un metodo facile da applicare.

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Andrea Barbieri
Andrea Barbieri

Sono Andrea Barbieri titolare della BTF Traduzioni SEO Sviluppo Web. La mia azienda si occupa di Consulenza SEO, realizzazione siti web, sviluppo app, traduzioni professionali, localizzazione siti web e Web Marketing. Insieme al mio team metto al servizio delle aziende la mia formazione tecnica e linguistica nel settore della Information Technology, sviluppo siti web e App e Web Marketing. Trovando le migliori soluzioni digitali e linguistiche con il minor costo possibile.

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